Allgemeine Voraussetzungen für Nachrichten und Dokumente per E-Mail

Kommunikation über elektronische Post (E-Mail) mit Hilfe Ihres E-Mail Programmes

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail übermitteln, bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.

2. E-Mails sollten (inkl. Dateianhängen) technisch bedingt nicht mehr als 8 Megabyte Umfang haben.

3. Dateianhänge werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:

  • DOC (MS Word bis Version 97/2000/XP)
  • XLS (MS Excel bis Version 97/2000/XP)
  • RTF (Rich Text Format)
  • OD*, .OT* (Open Document Format für Office Applications [ODF v1.0])
  • PDF (Portable Document Format bis Version 1.3) und Portable Document Format Archive-1 [PDF/A-1])
  • TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
  • JPG,
  • TIF, *.BMP, *.PNG (Standard Bildformate) sowie * *.ZIP
    (siehe 4.)

Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangs-stelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.

4. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Landeshauptstadt Stuttgart nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

5. Der E-Mail-Service der Landeshauptstadt Stuttgart wird für dienstliche Zwecke betrieben. Eine Kennzeichnung der Empfängeradresse - wie dies im Postverkehr möglich ist (mit Zu-sätzen wie "zu Händen von" oder "persönlich") - kann im Mailverkehr nicht angebracht wer-den. Eingehende Mitteilungen werden deshalb stets als dienstliche Nachrichten betrachtet.

6. Da per E-Mail u.a. Viren verbreitet und unverlangte Werbemails versendet werden, ist eine intensive Prüfung des Mailverkehrs auf solche Inhalte erforderlich. Aus diesem Grund sind auch Dateianhänge mit bestimmten Formaten  gesperrt. Anlassbezogen (z. B. bei aktuellem Virenangriff) können auch weitere Dateien gesperrt werden. Werden E-Mails, die Scripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten an die Landeshauptstadt Stuttgart geschickt, so wird die Nachricht abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt.

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