Schlichtungsrunden im Rathaus - Ein Blick hinter die Kulissen

Wenn Gegner und Befürworter des Bahnprojekts Stuttgart 21 zu den Schlichtungsgesprächen zusammenkommen, laufen im Rathaus schon Tage vorher die Vorbereitungen auf Hochtouren. Und auch während im Mittleren Sitzungssaal unter Leitung von Heiner Geißler das Für und Wider des Bahnprojekts diskutiert wird, sorgen hinter den Kulissen zahlreiche Rathaus-Mitarbeiter für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf.

Die Abteilung Kommunikation um Markus Vogt beginnt bereits mehrere Tage vor einer Schlichtungsrunde damit, Einladungen an Journalisten aus ganz Deutschland zu verschicken. "In der Regel akkreditieren sich zwischen 80 und 100 Pressevertreter, für die wir die Zugangsberechtigungen ausstellen", so Vogt. Denn der Mittlere Sitzungssaal, in dem die Schlichtung stattfindet, darf aufgrund von Sicherheitsbestimmungen nur mit einem entsprechenden Ausweis betreten werden.

Am Morgen der Schlichtung werden die Pressevertreter von zwei Mitarbeiterinnen im Foyer empfangen und erhalten ihre Ausweise, die vom Grafik-Team hergestellt werden. Wer sich bisher noch nicht angemeldet hat, kann dies am Akkreditierungstisch nachholen. Auch die Schlichtungsteilnehmer sowie die Experten der Befürworter und Gegner müssen mit Ausweisen ausgestattet werden, damit sie Zugang zu allen Räumen erhalten.

Infrastruktur für Presse

Schon am Abend zuvor bereitet der von Franz Weber geleitete Sitzungsdienst für die Pressevertreter einen eigenen Arbeitsraum vor. Auch Heiner Geißler und seinem Büro sowie den Stuttgart 21-Kritikern und den Befürwortern werden im Rathaus Arbeitsräume zur Verfügung gestellt.

Für die technische Ausstattung mit Internetanschlüssen, Drucker und Fernseher sorgen die IT-Experten der Abteilung Information und Kommunikation. Um die Medienvertreter zu betreuen und für die städtische Berichterstattung, sind bei jeder Schlichtung bis zu neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Kommunikation durchgehend anwesend: Sie beantworten Fragen, vermitteln Ansprechpartner und besorgen auf Wunsch Unterlagen. Außerdem informieren sie im Internet und Amtsblatt über die Schlichtungstage und über die jeweils aktuellen Entwicklungen. Eine von der Stadt beauftragte Fotografin stellt zeitaktuell Fotos zum Runterladen auf die Flickrseite der Landeshauptstadt: Am Nachmittag vor jeder Schlichtung sorgt die Stadtverwaltung für eine Sperrung des Straßenrands neben dem Rathaus in der Eichstraße, damit die Übertragungswagen und Technikfahrzeuge der Fernsehsender Phoenix, SWR und RTV/NTV Platz haben. Mitarbeiter der Haustechnik und des Sitzungsdienstes stehen bereit, falls die Sender, die schon am Vorabend kleinere Studios im Rathaus aufbauen, Unterstützung bei der Kabelverlegung benötigen oder weitere Stromanschlüsse erforderlich werden.

Unterstützung für Schlichtungsteilnehmer

Die Abteilung Protokoll Empfänge und Ehrungen ist während der Schlichtung mit allen acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Einsatz. Sie decken die Tische im Mittleren Sitzungssaal, drucken die Namensschilder, lüften, besorgen Kugelschreiber, stellen Getränke bereit und sind Ansprechpartner bei Problemen. Alle Vorträge, die während einer Schlichtung gehalten werden, müssen den Fachteilnehmern schriftlich vorgelegt werden. Die Protokollabteilung ist auch  für die Vervielfältigung und das Verteilen zuständig. Das muss immer sehr schnell gehen, denn die Papiere sollen grundsätzlich zu Beginn eines Vortrages vorliegen.


Auch die Verpflegung will organisiert sein: Die Mitarbeiter der Abteilung Protokoll, Empfänge und Ehrungen sowie das siebenköpfige Team um Sitzungsdienstleiter Franz Weber stellen in allen Arbeitsräumen und im Mittleren Sitzungssaal Kaltgetränke, Kaffee, Brezeln und Obst bereit. Das Mittagessen wird im Ratskeller bestellt. Eingenommen wird es in der Kantine. Zur Auswahl stehen eine vegetarische Mahlzeit und eine mit Fleisch. Das Servieren übernehmen Mitarbeiter der Protokollabteilung.

Sitzungsdienst im Einsatz

Auch für die Mitarbeiter des Sitzungsdienstes beginnt die Arbeit bereits am Vortag: Zunächst muss der Große Sitzungssaal, in dem die Bürger die Gespräche auf einer Großbildleinwand verfolgen können, neu bestuhlt werden. "Wir entfernen die Gemeinderatstische und stellen 330 Besucherstühle auf", so der Leiter des Sitzungsdienstes, Franz Weber. "Anschließend bauen wir die Lautsprecheranlagen für die Pressenkonferenz auf." Während der Schlichtungsrunden ist immer ein Mitarbeiter des Sitzungsdienstes im Mittleren Sitzungssaal mit dabei - auch als erster Ansprechpartner, wenn es Schwierigkeiten mit der Technik gibt, beispielsweise ein Mikrofon nicht funktioniert. "Nach der ersten Schlichtung musste ein neuer, stärkerer Beamer besorgt werden", erzählt Weber. Da der Mittlere Sitzungssaal vom Fernsehsender Phoenix sehr hell ausgeleuchtet wird, waren die Projektionen auf der Leinwand nämlich nur noch schlecht zu erkennen.

Sicherheit wird groß geschrieben

Das Thema Sicherheit wird während der gesamten Veranstaltung groß geschrieben. Allein in diesem Bereich sind 15 städtische Beschäftigte sowie weitere externe Kräfte im Einsatz. Schon im Vorfeld stellen Mitarbeiter des Haupt- und Personalamts sowie ein externer Sicherheitsdienst einen gemeinsamen Einsatzplan auf. "Es soll vermieden werden, dass die Schlichtungsgespräche durch Proteste gestört werden. Auch der Personenschutz von Politikern spielt eine Rolle", so Dieter Bohnacker von der Abteilung Gebäude- und Veranstaltungsmanagement. Die Sicherheitskräfte sorgen dafür, dass niemand ohne Zugangsberechtigungsausweis das vierte Obergeschoss betreten kann. Auch am Eingang sind Sicherheitskräfte postiert, die darauf achten, wer das Rathaus betritt. Kontrolliert wird aber nur in seltenen Fällen. "Wenn jemand beispielsweise einen großen Rucksack dabei hat, muss er damit rechnen, dass er gebeten wird, diesen zu öffnen", so Bohnacker. "Wir achten auch darauf, dass keine größeren Transparente mit Haltestangen mitgebracht werden."

Da die Schlichtungsgespräche sehr kurzfristig anberaumt wurden, fiel es Bohnacker und seinen Kollegen zu, Veranstaltungen, die im Rathaus stattfinden sollten, zu verschieben oder andere Räume zu finden. "Das ist nicht immer einfach", sagt Bohnacker. Als die Nikolauspflege mit der im Rathaus geplanten Messe "Besser Sehen" in den Treffpunkt Rotebühlplatz ausweichen musste, habe die Abteilung sogar Shuttlebusse für diejenigen organisiert, die ins Rathaus gekommen waren, weil sie von dem Ortswechsel nichts mitbekommen hatten.

Monika Spiegel

Schlichtungsgespräche - AkkreditierungVergrößern
Morgens im Rathausfoyer: Journalisten akkretieren sich für einen langen Schlichtungstag. Alle Fotos: Landeshauptstadt Stuttgart
Drittes Schlichtungsgespräch zu Stuttgart 21 - Zuschauer im Großen SitzungssaalVergrößern
Interessierte Bürger können die Schlichtungsgespräche im Großen Sitzungssaal verfolgen.
Drittes Schlichtungsgespräch zu Stuttgart 21 im Rathaus - MitarbeiterVergrößern
Für reichlich Kaffee während der Gespräche ist gesorgt.
Schlichtungsgespräche - SitzungsdienstVergrößern
Ein Laptop wird für die nächste Präsentation präpariert - nur einer von vielen Einsätzen für den Leiter des Sitzungsdienstes Franz Weber und sein Team.
Schlichtungsgespräche - ÜbertragungswagenVergrößern
In der Eichstraße drängen sich die Übertragungswagen von Rundfunk und Fernsehen.
Schlichtungsgespräche - AmtsblattVergrößern
Interessierter Leser - gedruckte Informationen zur Schlichtung bietet das Amtsblatt.
Schlichtungsgespräche - Pressevertreter bei der ArbeitVergrößern
Damit die Presse problemlos aus dem Rathaus berichten kann, muss die technische Infrastruktur stimmen.
 

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