Aufgaben des Archivs - Verzeichnung

Tausende Regalmeter voller Akten, Urkunden, Pläne und Fotos füllen die Magazinräume des Stadtarchivs. Trotzdem kann jedes einzelne Stück problemlos wiedergefunden werden.

Erfassungsformular in der Verzeichnungsdatenbank des Stadtarchivs. Foto: StadtarchivVergrößernErfassungsformular in der Verzeichnungsdatenbank des Stadtarchivs. Foto: StadtarchivErfassungsformular in der Verzeichnungsdatenbank des Stadtarchivs. Foto: Stadtarchiv

Um das Schriftgut in sinnvolle und benutzbare Einheiten einzuteilen, bilden die Archivare Bestände nach dessen Herkunft (Provenienzprinzip). So werden zum Beispiel sämtliche Akten, die das Tiefbauamt bisher abgegeben hat, dem Bestand "183 Tiefbauamt" zugeordnet.

Inhaltlich benutzbar werden die Akten durch die Verzeichnung mit einem speziellen Datenbankprogramm in folgenden Schritten:

  • Die Archivare geben jeder Akte eine Signatur, damit diese im Magazinregal schnell wiederauffindbar ist.
  • Akten werden zu einem bestimmten Vorgang angelegt, beispielsweise zum Bau des Klärwerks Mühlhausen. Die hierzu entstandenen Akten enthalten neben der Bauplanung und -durchführung auch Pläne, Gutachten, Statistiken und Ähnliches. Dieser Entstehungszusammenhang wird durch die Formulierung eines Titels ("Planung und Bau des Klärwerkes Mühlhausen") möglichst knapp und präzise wiedergegeben.
  • Informationen wie der Zeitraum, den die Akte umfasst (Laufzeit), enthaltene Broschüren, Sperrfristen und Ähnliches werden ebenfalls aufgenommen.
  • Abschließend werden sämtliche Titel eines Bestandes nach einem systematischen Ordnungsschema (Klassifikation) sortiert und in einem Findbuch zusammengestellt. Die Klassifikation orientiert sich an dem Aktenplan, den Aufgaben oder der Organisation einer Behörde.