"Digitalisierung ist keine Randerscheinung oder kurzfristige Trendbewegung. Das Gegenteil ist der Fall: Der Reifegrad der Digitalisierung wird in Zukunft ein entscheidendes Kriterium bei der Beurteilung der Innovationskraft und Zukunftsfähigkeit von Kommunen sein. Deswegen müssen wir uns als Landeshauptstadt mit großen Schritten auf den Weg machen, die digitale Transformation aktiv zu gestalten und unsere Organisation darauf auszurichten". Mit diesen Worten und unter dem Motto "Digital Move - Stuttgart.Gestaltet.Zukunft" hat Bürgermeister Dr. Fabian Mayer bereits im März eine stadtinterne Auftaktveranstaltung mit dem Ziel eingeleitet, eine Strategie für eine digitale Stadtverwaltung zu entwickeln.
Zu diesem Zweck wurde eine referatsübergreifende Projektstruktur mit vier Arbeitsgruppen aus mehreren Ämtern geschaffen. Die Projektgruppen analysieren digitale Ist-Situationen, identifizieren Geschäftsprozesse, definieren Ziele und machen Vorschläge zur konkreten Umsetzungsplanung. Während des gesamten Planungsprozesses übernimmt die Fraunhofer-Gesellschaft die Beratung sowie wissenschaftliche Begleitung. Die über mehrere Monate erarbeiteten Vorschläge und Planungen werden Anfang 2019 in ein Strategiepapier münden, welches kontinuierlich fortgeschrieben und als fortlaufende Grundlage für die digitale Orientierung und Ausbauplanung der Landeshauptstadt dienen soll.
Der Leiter der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik, Heinz-Hubert Weusthof, der auch die Projektleitung des Strategieprozesses innehat, betont: "Die Neugestaltung der Verwaltung auf Basis der dynamisch sich ändernden technischen Möglichkeiten bietet die Chance, öffentliche Ressourcen effizienter und zielgerichteter einzusetzen und dabei die Dienste der Verwaltung für Bürgerschaft und Unternehmen transparenter, bedarfsgerechter, innovativer, qualitativ hochwertig und komfortabel zugänglich zu gestalten. Allerdings müssen wir uns im Klaren sein, dass der notwendige Transformationsprozess vor allem zu Beginn hohe Anforderungen an Personal und Ressourcen stellt." Die Erfahrung in anderen Kommunen zeige, dass man zunächst die analoge Welt erhalten und parallel die digitale aufbauen müsse. Dies sei eine echte Herkulesaufgabe und mit dem aktuellen Ressourcenbestand der Landeshauptstadt auf Dauer nur sehr schwer zu bewältigen.
Im Folgenden sind auszugsweise erste Erkenntnisse des Strategieprozesses dargestellt:
Aktuelle Situation - Stand der Digitalisierung und Anforderung an die Verwaltung
Auch wenn in Teilbereichen der Verwaltung der Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung schon vor einigen Jahrzehnten Einzug gehalten hat und auch bereits mehr Dienstleistungen der Stadt über das Internet (www.stuttgart.de und service.stuttgart.de) verfügbar sind als in vergleichbaren Kommunen in Deutschland, haben sich auch in Stuttgart grundsätzliche Strukturen und Verfahren lange Zeit nur wenig verändert. Die Nutzung der IT hat daher in der Wahrnehmung der Bürgerinnen und Bürger nur geringfügige Fortschritte erbracht. Dieser Umstand wird sich in den kommenden Jahren jedoch grundlegend ändern. Die rasant voranschreitende digitale Transformation wird weit über den bloßen vermehrten Einsatz von Computern und Online-Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern hinausgehen.
Vor dem Hintergrund von Industrie 4.0, E-Government und der vollständigen gesellschaftlichen Durchdringung der Digitalisierung besteht die Erwartungshaltung, dass die öffentliche Verwaltung als Bindeglied zwischen Staat und Gesellschaft hier nicht nur Schritt hält, sondern als Motor dieser Entwicklung ihre Dienste dynamischer, innovativer und zielgerichteter auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger ausrichtet.
Digitalisierung bedeutet zunächst Organisationsuntersuchung und -entwicklung
Für die digitale Leistungserbringung ist der flächendeckende Einsatz moderner Informationstechnik zwingend erforderlich. Dies alleine reicht jedoch nicht aus. Es kommt zunächst entscheidend darauf an, althergebrachte Strukturen aufzubrechen und weg von der noch vorherrschenden Organisations-, Aufgaben- und Zuständigkeitsorientierung hin zu einer agilen, geschäftsprozess- und ergebnisorientierten Verwaltung zu steuern. Übergeordnetes Ziel ist es, ständig wiederkehrende Verfahren und Prozesse dergestalt zu standardisieren und zu automatisieren, dass die damit erbrachten Dienstleistungen hocheffizient und mit gleichbleibend hoher Qualität erzeugt werden können und gleichzeitig Kapazitäten frei werden, um neue, bedarfs- und zielgruppengerechte Angebote der Verwaltung zu entwickeln. Vor einer etwaigen Digitalisierung gilt es, aktuelle und bestehende Geschäftsprozesse zu analysieren und zu entzerren. Das Analysieren von Geschäftsprozessen setzt eine umfassende Organisations- und Ablaufanalyse im bestehenden Arbeitsprozess voraus.
Digitalisierung ist Teamarbeit
Eine partnerschaftliche Vernetzung mit anderen Städten, beispielsweise über den Deutschen Städtetag, ist für die Landeshauptstadt Stuttgart dabei genauso selbstverständlich, wie die intensive Zusammenarbeit mit dem Land Baden-Württemberg, um dem gemeinsamen Verständnis als "Leitregion des digitalen Wandels" in Deutschland und der Welt zu entsprechen.
Der (digitale) Stuttgarter Weg
Über all den Digitalisierungsbemühungen steht in Stuttgart der Grundsatz, dass der Mensch nicht der Technik, sondern die Technik dem Menschen dienen soll. Auf dieser Basis und für ein gutes Gelingen dieser historischen Verwaltungstransformation entwickelt ein eigens zusammengestelltes Team mit Vertretern aus den Ämtern und Eigenbetrieben, unter Mitwirkung des Personalrats und unter wissenschaftlicher Begleitung die Strategie für ein digitales Stuttgart (StradiS). Bürgermeister Dr. Mayer gibt hierbei die Zielsetzung vor: "StradiS soll im Dienste der Menschen kundenorientierte, effiziente und effektive Verwaltungsprozesse auf Basis aktueller und sicherer IT Infrastruktur vollständig digitalisiert bereitstellen. Hierbei ist die gemeinsame Überzeugung aller am Strategieprozess Beteiligten, dass eine erfolgreiche Digitalisierung nur in dem Dreiklang 'Mensch/Prozess/IT' möglich ist. Keines für sich allein genommen führt zum Erfolg, genauso wenig, wie ein Gegeneinander erfolgreich sein kann. Dabei werden Veränderungen unumgänglich sein: Prozesse und Verfahren müssen erheblich vereinfacht und standardisiert werden. Die IT wird sich als strategische Querschnittsaufgabe neu aufstellen und eine sichere, den neuen Herausforderungen gewachsene, digitale Infrastruktur bereitstellen müssen. Und auch für die Menschen in der Verwaltung werden sich geänderte Rahmenbedingungen ergeben."
Vorgehensweise für den Strategie- und Umsetzungsprozess
Durch die transparente Vorgehensweise und die breite Einbindung der Verwaltung soll sichergestellt werden, dass die Beschäftigten bei der digitalen Transformation nicht nur mitgenommen werden, sondern diese selbst mitgestalten können. Dabei sollen etwaige Zukunftsängste abgebaut und Kreativität und Energie für Innovationen in der Verwaltung im Dienste der Stadt und ihrer Bürgerinnen und Bürger freigesetzt werden. Mit dieser Zielsetzung hat das ämterübergreifende StradiS- Leitungsteam im Januar dieses Jahres die Arbeit aufgenommen. Mit der Strategieentwicklung wurde dann am 15. März in einer Auftaktveranstaltung stadtweit begonnen. In vier Arbeitsgruppen werden seither unter Beteiligung aller Ämter und Eigenbetriebe sowie der personellen Mitbestimmung mehrere Teilstrategien entwickelt. Die Arbeitsgruppen arbeiten an folgenden Fragestellungen:
- Digitale Bürgerschnittstelle - Angebote und Services für Bürgerschaft und Dritte auf Basis digitalisierter Geschäftsprozesse.
- Digitalisierte Stützprozesse zur Versorgung der Verwaltung.
- Rahmenbedingungen für Personal, Organisation und Arbeitsplätze in der digitalisierten Verwaltung.
- Serviceorientierte, sichere, dem Stand der Technik entsprechende IT Infrastruktur.
Das StradiS-Leitungsteam wird diese Teilstrategien bis zum Ende des Jahres zu einem ersten Entwurf einer Digitalisierungsstrategie für die Landeshauptstadt Stuttgart zusammenfügen. Das Strategiepapier in seiner ersten Version soll zu Beginn des Jahres 2019 den Gremien vorgestellt und jährlich fortgeschrieben, weiterentwickelt und auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt dabei in enger Abstimmung mit der politischen Ebene der Landeshauptstadt. So wurde die Strategiearbeit bereits im März im Reform- und Strukturausschuss (RSA) des Gemeinderates vorgestellt.
Der Stuttgarter Strategieprozess wurde inzwischen beim Städtetag Baden-Württemberg als "Best Practice" vorgeschlagen. Die Stadtverwaltung wird zukünftig regelmäßig über aktuelle Entwicklungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung berichten.