Das sind die Kernpunkte eines aktuellen Berichts der Verwaltung zur Lage in und vor zentralen Einrichtungen des Amts für öffentliche Ordnung. Die Ausländerbehörde, die Bürgerbüros und die KFZ-Zulassungsstelle waren zuletzt auf Grund langer Wartezeiten in die öffentliche Diskussion geraten und hatten zu zahlreichen Anträge aus dem Gemeinderat geführt. Die Verwaltung nahm dazu am Mittwoch, 20. September, im Verwaltungsausschuss Stellung.
Die neue Leiterin des Amts für öffentliche Ordnung, Susanne Scherz, führte aus: „Leider stellen wir seit Monaten die Geduld Vieler auf die Probe, wenn sie Dienste der Ausländerbehörde, der Bürgerbüros oder der Zulassungsstelle in Anspruch nehmen wollen. In den letzten Wochen hat sich die Situation vor der Ausländerbehörde zudem verschlechtert. Die Situation ist für unsere Kundinnen und Kunden wie aber auch unsere Mitarbeitenden eine große Last. Daher intensivieren wir amtsübergreifend das Krisenmanagement. Erste Schritte sind verstärkte Informationen und eine verbesserte Kundensteuerung. Wir wollen nicht nur Wartezeiten reduzieren, sondern vor allem das unnötige Warten vor dem Gebäude vermeiden. In der Übergangzeit kommt den Wartenden kurzfristig Hilfe zu. Langfristig wollen wir wieder einen zufriedenstellenden Service anbieten. Dazu muss noch an vielen Stellschrauben gedreht werden.“
Weiter kritische Lage in der Ausländerbehörde
Die Lage in der Ausländerbehörde ist ganz wesentlich auf zahlreiche unbesetzte Stellen, aufwändige Arbeitsprozesse sowie eine enorme Mehrbelastung der Mitarbeitenden zurückzuführen. Gründe hierfür seien weltweite Krisen, Fluchtbewegungen und eine zunehmende Komplexität des Ausländerrechts. Zahlreiche Mitarbeitende hätten der Behörde den Rücken gekehrt, neue seien gewonnen worden. In der Summe sei weiter fast jede dritte Stelle unbesetzt. Zudem leidet die Effizienz unter der Fluktuation, weil immer wieder neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet werden müssen.
Die Kommunikation wurde inzwischen verbessert: Häufige Fragen werden in verschiedenen Sprachen auf der Website beantwortet, auch vor Ort werden Informationen in mehreren Sprachen angeboten. Die Kunden werden gezielter gesteuert und angesprochen. Das nächste Ziel ist, dass Kunden nicht unnötig warten.
Daher soll die Kundeninformation und -steuerung weiter ausgebaut werden. Bis dahin wird daher die Unterstützung vor Ort ausgebaut. Vorerst wird das DRK die Eberhardstraße in den Morgenstunden anfahren und dort mit Getränken und Gesprächen unterstützen. Auch die vorübergehende Öffnung eines Warteraums wird derzeit vorbereitet.
Nach dem Aufruf des ersten Bürgermeisters Dr. Fabian Mayer an die Referate und Geschäftskreise der Stadtverwaltung haben sich über 20 Personen freiwillig zur temporären Unterstützung der Ausländerbehörde gemeldet. Diese Kolleginnen und Kollegen werden in den nächsten Tagen unter anderem helfen, ein neu geschaffenes Team für Arbeitgeberwechsel zu einzurichten. Die Idee ist, die erforderliche Prüfung von Fallkonstellationen und die formalen Schritte wie zum Beispiel Abfragen bei der Bundesagentur für Arbeit beschleunigt auf den Weg zu bringen.
Der aufgabenspezifische Einsatz von Aushilfskräften sowie Kooperationen haben bereits dazu beigetragen, mehr Kunden zu betreuen oder den Rückstand in bestimmten Bereichen aufzuholen. Das Team Ukraine konnte so 2500 Aufenthaltstitel erteilen. Im Bereich elektronische Aufenthaltstitel konnte der Rückstand auf 1200 abgebaut werden – das ist nur noch ein Fünftel im Vergleich zum Mai. Auch die Kooperation mit dem Welcome Center oder die Kooperation mit der IHK und Handwerkskammer sind förderlich. Sie beraten ihre Mitglieder umfassend zum Thema Fachkräfteeinwanderung und beschleunigtes Fachkräfteverfahren. Außerdem unterstützen sie bei der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen. Sie übernehmen dann, sofern der Betriebssitz in Stuttgart ist, die Weiterleitung an die Ausländerbehörde.
Angelaufene Projekte der Task Force werden fortgesetzt und bilden gute Grundlagen. So werden die Geschäftsprozesse optimiert oder die Einarbeitung und Personalentwicklung forciert. Tools zur Übersetzung am Bedienschalter sollen beschafft werden und die Digitalisierung wird vorangetrieben.
Das Vereinbaren von Terminen über die Website soll stufenweise ausgeweitet werden. Als Nächstes sollen Termine für Menschen mit Notfällen – also kurz vor Auslaufen von Aufenthaltserlaubnis oder Visum – online angeboten werden, hieran wird mit Hochdruck gearbeitet. Danach werden Terminvereinbarungen auch für weitere Teams ausgeweitet werden, also die Ausgabe der elektronischen Aufenthaltstitel, für den Servicepoint oder bei Fragen zum Arbeitgeberwechsel.
Die Verwaltung will den Rat und die Öffentlichkeit kontinuierlich über Fortschritte informieren.
Zulassungsstelle stabilisiert sich
Die Zulassungsstelle hat mit den Nachwirkungen einer Umstellung der Fachsoftware zu kämpfen. Der Austausch mit dem IT-Dienstleister Komm.ONE laufe. Weitere Umstellungen wie etwa auf iKfz 4 seien erfolgt oder würden anstehen.
Noch im Lauf des Jahres soll eine Terminvereinbarung online für die Zulassungsstelle möglich sein. Bis dahin werden weiterhin Wartemarken ausgegeben. Dies geschieht zu Dienstbeginn sowie ergänzend häufig im Laufe des späteren Vormittags. In der Führerscheinstelle sind derzeit kaum Wartezeiten erforderlich. Hier soll die Onlineterminvergabe 2024 eingeführt werden.
Ein umfangreiches Maßnahmenpaket aus einer Organisationsuntersuchung wird in allen Bereichen der Zulassungs- und Führerscheinstelle konsequent umgesetzt. Dies betrifft z. B. die Organisationsstruktur aber auch Einarbeitungskonzepte. Die Digitalisierungskonzepte, Qualifizierungsmaßnahmen oder auch gesetzliche Änderungen erfordern inzwischen anhaltend organisatorische Anpassungen. In zwei Jahren soll die Einheit nach Bad Cannstatt in ein modernes Gebäude umziehen.
Bürgerbüro Süd muss im Oktober schließen – Wiedereröffnung mit Degerloch, Plieningen und Untertürkeim im Frühjahr 2024
In den Bürgerbüros ist die Lage derzeit noch instabil. Derzeit können noch nicht alle Bürgerbüros geöffnet werden. Die Kundinnen und Kunden werden über die Homepage oder das Servicetelefon informiert, wann und wo die benötigten Services angeboten werden. Die getroffenen Maßnahmen z. B. zum Personalrecuitment oder das Einarbeitungsbürgerbüro greifen aber zunehmend.
Für die Kundenseite wurde für mehr Klarheit gesorgt. Eine Echtzeitampel zeigt seit dem Frühjahr die Auslastung des jeweiligen Bürgerbüros an. Der Service in den Bürgerbüros wird kontinuierlich optimiert: So wird forciert, dass die Bundesdruckerei vermehrt Dokumente direkt an die Kunden verschickt. "Sondersprechzeiten" für Ausweisdokumente wurden in der Reisesaison angeboten. Zwei Selbstbedienungsterminals werden erprobt. Kunden sollen ab dem kommenden Jahr noch mehr Termine online vereinbaren können. So werden die Software und Aufrufanlagen in vielen Bürgerbüros sukzessive ausgerollt.
Die Stadt hat zudem viel in die Gewinnung und Erhaltung des Personals investiert. In diesem Jahr konnten für die Sachbearbeitung 15,5 Stellenanteile besetzt werden, weitere elf Stellenanteile folgen bis Ende des Jahres. Dennoch fehlen auch im Bereich der Bürgerbüros weiter Fachkräfte und bei Vakanzen muss der Dienstbetrieb täglich gesteuert werden. So muss das Bürgerbüro Süd vorerst ab Oktober schließen, die Aufgaben werden die Mitarbeitenden im jüngst wiedereröffneten Bürgerbüro West übernehmen. Mit Blick auf die Gesamtentwicklung sollen aber im kommenden Frühjahr in Degerloch, Plieningen, Süd und Untertürkheim die Bürgerbüros wieder öffnen.
Das Fazit von Amtsleiterin Scherz: „Die Entwicklungen in den Einheiten der Bürgerservices verlaufen in unterschiedlicher Dynamik. Wir sind ein gutes Stück weitergekommen, aber die Nachfrage übersteigt das, was wir derzeit leisten können. Die hohe Veränderungsdynamik bindet viel Kraft bei den Mitarbeitenden. Wir stehen mit diesen Problemen nicht alleine da. Auch andere Großstädte kämpfen mit ähnlichen Problemen. Wir arbeiten daher konsequent auch mit der Task Force daran, Mittel und Wege zu finden, wie wir einen angemessenen Service möglichst bald anbieten können.“