Oficinas del ciudadano: Información sobre protección de datos

En la República Federal de Alemania, todo alemán mayor de 16 años debe estar en posesión de un documento de identidad o un pasaporte (art. 1 y siguientes de la PAuswG). Además, cada vez que cruce la frontera, debe llevar un documento de identidad válido que cumpla los requisitos de entrada correspondientes (art. 1 de la PassG). Sus datos son necesarios para expedirle un documento de identidad. La base jurídica se deriva de la Ley de Pasaportes (PassG), de la Ley sobre Tarjetas de Identidad y Prueba Electrónica de Identidad (PAuswG), de la Ordenanza sobre la Aplicación de la Ley de Pasaportes (PassV), de la Ordenanza sobre Tarjetas de Identidad y Prueba Electrónica de Identidad (PAuswV) y del Reglamento Administrativo General sobre la Aplicación de la Ley de Pasaportes (Passverwaltungsvorschrift - PassVwV). El tratamiento de los datos se basa en el artículo 6, apartado 1, frase 1, letras c) y e) del GDPR, en relación con los artículos 22 y siguientes del PassG y 14 y siguientes del PassVwV. PassG y §§ 14 y siguientes PAuswG.

Los datos personales sólo se tratarán en el procedimiento para el que se recogieron, a menos que exista una excepción legal o la obligación de transferir los datos.

Los datos personales se transmiten a Bundesdruckerei GmbH de conformidad con las Secciones 6a PassG y 12 PAuswG y al operador de la lista negra y al procesador de TI (ITEOS, Anstalt des öffentlichen Rechts, Krailenshaldenstraße 44, 70469 Stuttgart) de conformidad con la Sección 10 (5) PAuswG. Además, los datos podrán transmitirse a las autoridades nacionales y extranjeras encargadas de la persecución de infracciones penales, de la aplicación o ejecución de sanciones, de la persecución de infracciones administrativas y de la aplicación de multas y sus consecuencias accesorias, de medidas administrativas o de controles de tráfico y fronterizos.

En el marco de procedimientos de recurso/denuncia, los datos también podrán transmitirse al Consejo Regional de Stuttgart, al Tribunal Administrativo de Stuttgart o al Tribunal Local o Regional de Stuttgart, así como a las partes autorizadas en el procedimiento de conformidad con las disposiciones legales.

Las actividades administrativas de derecho público deben registrarse y documentarse para que el origen, el flujo de trabajo y el estado actual de tramitación de un proceso puedan consultarse en cualquier momento y según se requiera. Esta obligación se deriva del Estado de Derecho. En este sentido, todos los registros oficiales, incluidos los municipales, están sujetos a una obligación de conservación.

Los datos personales se conservan de acuerdo con la normativa legal.

Los datos personales inscritos en los registros de pasaportes y documentos de identidad deben conservarse de conformidad con la normativa legal (art. 21 de la PassG, art. 23 de la PAuswG). Se conservan como mínimo hasta que se expide un nuevo documento de identidad, pero como máximo durante 5 años después de que caduque el documento de identidad existente. Las huellas dactilares que son obligatorias u opcionales a efectos de la expedición de documentos de identidad deben borrarse a más tardar una vez expedido el documento de identidad (§§ 16 PassG, 26 PAuswG). Estos datos tampoco se almacenan en Bundesdruckerei GmbH

Usted está obligado a facilitar sus datos al solicitar y expedir documentos de identidad. Esta obligación se deriva de los artículos 6 y ss. PassG y 9 y ss. PAuswG. Si facilita datos incompletos o incorrectos de los que está obligado a facilitar, puede ser sancionado como infracción administrativa.

La Oficina de Orden Público no es responsable de las funciones electrónicas del pasaporte y el documento de identidad como autoridad de pasaportes y documentos de identidad. Encontrará información al respecto en el sitio web del Ministerio Federal del Interior.

Por regla general, toda persona que se mude a una vivienda está obligada a inscribirse en el registro en el plazo de dos semanas a partir de la fecha de entrada (apartado 1 del artículo 17 de la Ley Federal de Registro - BMG) y a facilitar la información necesaria para el correcto mantenimiento del registro (número 1 del artículo 25 de la BMG). Toda persona que se mude de una vivienda y no se instale en una nueva vivienda en Alemania debe darse de baja en el plazo de dos semanas después de mudarse (apartado 2 del artículo 17 de la BMG) y facilitar la información necesaria para el correcto mantenimiento del registro de empadronamiento (número 1 del artículo 25 de la BMG).

Según el apartado 1 del artículo 2 de la BMG, la autoridad encargada del empadronamiento debe registrar los datos personales de las personas (residentes) que viven en su zona de responsabilidad para establecer y verificar su identidad y residencia. Los datos personales almacenados en los registros de población son utilizados por la autoridad de registro para satisfacer las necesidades legítimas de información de organismos públicos, así como de organismos no públicos y particulares, de conformidad con las disposiciones sobre información del registro de población (artículos 44 y siguientes de la BMG) y transferencias de datos (artículos 33 y siguientes de la BMG), y para ayudar en la realización de tareas por parte de otros organismos públicos (artículo 2 (3) de la BMG).

En determinadas ocasiones, los datos se transmiten regularmente (arts. 36, 43 BMG; 1.º y 2.º Reglamento Federal de Transmisión de Datos Registrales) a otros organismos públicos y, de conformidad con el art. 42 BMG, a organizaciones religiosas de derecho público. Otras transmisiones de datos, incluidas las periódicas, se llevan a cabo de conformidad con la legislación federal o estatal, en la que se especifican los respectivos motivos y fines subyacentes de la transmisión de datos, los destinatarios y los datos que se van a transmitir.

La autoridad de registro puede transferir datos del registro de residentes a otros organismos públicos de Alemania (véase el artículo 2 de la Ley Federal de Protección de Datos) y a organizaciones religiosas de derecho público, o transmitir datos dentro de la unidad administrativa (municipio), en la medida en que sea necesario para cumplir sus propias tareas o las del destinatario.

La cesión de datos está permitida, en particular, en los siguientes casos:

• Los particulares y los organismos no públicos reciben, previa solicitud, información sobre datos personales individuales sujeta al pago de una tasa, siempre que el interesado pueda ser claramente identificado por la autoridad de registro sobre la base de la información facilitada por el solicitante. Previa solicitud, los particulares y los organismos no públicos pueden recibir información sobre un gran número de personas no identificadas en relación con su pertenencia a un grupo (por ejemplo, un año concreto de nacimiento) y determinados datos personales si puede establecerse un interés público. Los organismos extranjeros no pertenecientes a la Unión Europea se equiparan a los organismos no públicos.
• Die PARTEI, agrupaciones de electores y otros organizadores de propuestas electorales pueden recibir datos de registro en relación con las elecciones y votaciones a nivel estatal y municipal.
• Los representantes electos, la prensa y los organismos de radiodifusión pueden recibir datos directamente relacionados con este fin especial en el caso de aniversarios.
• A efectos de publicación en libretas de direcciones impresas, los editores de libretas de direcciones sólo pueden recibir de la autoridad de registro datos individuales y exhaustivamente enumerados de todos los residentes adultos.
• Los organismos públicos de radiodifusión reciben los datos necesarios para el cobro del canon. Cada residente está obligado a notificar sin demora su residencia al organismo estatal de radiodifusión correspondiente, de conformidad con el apartado 1 del artículo 8 del Tratado de Contribución Interestatal a la Radiodifusión. En principio, el canon debe abonarse por cada unidad residencial independiente. Además de la obligación de notificación, las autoridades de registro están autorizadas a transmitir datos a los organismos estatales de radiodifusión de conformidad con el artículo 36 (1) de la Ley Federal de Registro (BMG) en relación con el artículo 13 MVO o el artículo 11 (5) del Tratado de Contribución Interestatal a la Radiodifusión. De conformidad con el artículo 13, apartado 1 de la MVO, la autoridad de registro transmite los apellidos, el nombre, la fecha de nacimiento y las direcciones actual y anterior, entre otros datos, a SWR o a un organismo autorizado por ésta para la recaudación de los derechos de licencia de radiodifusión en caso de alta, baja o fallecimiento.
  
  

  No es posible oponerse a la transmisión.

  La legalidad de la transmisión de datos para el cobro del canon ha sido confirmada por los responsables de la protección de datos del gobierno federal y de los estados federados y por la jurisprudencia.

• El propietario/arrendador de un piso tiene derecho a la información sobre los residentes registrados en su piso si puede demostrar de forma creíble un interés legal. Además, puede comprobar con la autoridad de registro que la persona cuya mudanza ha confirmado se ha inscrito en la autoridad de registro.
• Los datos pueden transferirse a organismos públicos de otros Estados miembros de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo (EEE), así como a instituciones y organismos de la Unión Europea en el contexto de actividades que entren total o parcialmente en el ámbito de aplicación del Derecho de la Unión Europea, en la medida en que sea necesario para cumplir las funciones públicas de las que es responsable la autoridad de registro o el destinatario. Un requisito previo para la transferencia dentro del EEE es que los Estados del EEE adopten el contenido del Reglamento General de Protección de Datos.

Tras la partida o el fallecimiento del residente, la autoridad de registro debe borrar inmediatamente todos los datos que no se utilicen para establecer la identidad y la prueba de residencia y que no sean necesarios a efectos electorales y del impuesto sobre la renta o para realizar trámites de ciudadanía. Una vez transcurridos cinco años desde la partida o el fallecimiento del residente, los datos almacenados para el cumplimiento de las tareas de las autoridades de registro se conservarán durante un periodo de 50 años y se protegerán mediante medidas técnicas y organizativas. Durante este periodo, los datos ya no podrán tratarse, a excepción de los apellidos y nombres, así como los nombres anteriores, la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento y, en caso de nacimiento en el extranjero, también el país, las direcciones actuales y anteriores, la fecha de partida, así como la fecha de defunción, el lugar de defunción y, en caso de defunción en el extranjero, también el país. La prohibición de tratamiento no se aplica a los casos especificados en el artículo 13 (2) frase 3 BMG. Se aplican plazos de supresión más breves a determinados datos de conformidad con el artículo 14 (2) BMG.

Además de sus derechos como interesado en virtud del Reglamento General de Protección de Datos, tiene la opción, con arreglo al Derecho de registro, de oponerse a la transferencia de datos para determinados fines.

• Oposición a la transmisión de datos a una organización religiosa de derecho público a la que no pertenezca la persona sujeta a la obligación de registro, pero a la que pertenezcan familiares de la persona sujeta a la obligación de registro con arreglo al artículo 42, apartado 3, frase 2, BMG en relación con el artículo 42, apartado 2, BMG
• Oposición a la transmisión de datos a partidos, agrupaciones de electores, etc. en elecciones y votaciones con arreglo al artículo 50, apartado 5, de la BMG en relación con el artículo 50, apartado 1, de la BMG.
• Objeción a la transmisión de datos con motivo de aniversarios a cargos electos, la prensa o la radio de conformidad con el art. 50, apdo. 5 BMG en relación con el art. 50, apdo. 2 BMG
• Oposición a la transmisión de datos a editores de libretas de direcciones conforme al artículo 50, apartado 5 BMG en relación con el artículo 50, apartado 3 BMG
• Oposición a la cesión de datos a la Oficina Federal de Gestión de Personal del Bundeswehr conforme al art. 36 (2) frase 1 BMG en relación con el art. 58 c (1) frase 1 Ley de Soldados (sólo para personas que tengan la nacionalidad alemana y aún no hayan cumplido los 18 años).

Quien no presente las notificaciones de cobro, las presente incorrectamente o fuera de plazo, no se dé de baja o se dé de baja fuera de plazo o incumpla la obligación de cooperar está cometiendo una infracción y puede ser multado con hasta 1.000 euros.

Toda persona tiene los siguientes derechos, en particular en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD):

• Derecho de acceso a los datos personales almacenados sobre ellos y su tratamiento (Art. 15 GDPR)
• Derecho a la rectificación de datos si sus datos son incorrectos o incompletos (Art. 16 GDPR)
• Derecho a la supresión de los datos personales almacenados sobre usted si se aplica una de las condiciones del Art. 17 GDPR.
• El derecho a la supresión de datos personales no existe además de las excepciones mencionadas en el Art. 17 párrafo 3 GDPR si la supresión no es posible o sólo es posible con un esfuerzo desproporcionado debido al tipo especial de almacenamiento. En estos casos, la restricción del tratamiento con arreglo al artículo 18 del RGPD sustituye a la supresión.
• Derecho a la limitación del tratamiento si los datos se han tratado de forma ilícita, los datos son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho del interesado o, en caso de oposición, aún no se ha determinado si los intereses de la autoridad de registro prevalecen sobre los del interesado (artículo 18, apartado 1, letras b), c) y d) del RGPD).
• Si se cuestiona la exactitud de los datos personales, existe el derecho a la restricción del tratamiento mientras dure la comprobación de exactitud.
• Derecho a oponerse a determinados tratamientos de datos, siempre que no exista un interés público superior en el tratamiento que prevalezca sobre los intereses del interesado y no exista una obligación legal de tratamiento (artículo 21 del RGPD).

Todo interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (el Comisionado Estatal para la Protección de Datos y la Libertad de Información de Baden-Württemberg; Apartado de Correos 10 29 32, 70025 Stuttgart;  poststellelfdi.bwlde si considera que sus datos personales están siendo tratados ilegalmente.