In wenigen Schritten zum Beratungsgespräch: Hier finden Sie eine Übersicht häufig gestellter Fragen zur Videoberatung - vom Datenschutz bis zu den technischen Voraussetzungen.
Über die Videoberatung
Warum startet die Stadt mit einem Pilotprojekt?
Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens kann ein Pilotprojekt schneller gestartet werden als eine stadtweite Organisation des Projekts. Zweitens handelt es sich bei der Videoberatung um ein neues Verfahren, für das noch keine Erfahrungen vorliegen. Das Pilotprojekt soll daher vor allem Erfahrungswerte für eine spätere stadtweite Umsetzung liefern.
Wie funktioniert die Videoberatung?
Mit unserem Service haben Sie die Möglichkeit, persönliche Termine mit Ihrer Stadtverwaltung per Video zu vereinbaren. Bei einer Videoberatung werden Sie mit einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter der Stadtverwaltung verbunden und können gemeinsam Ihr Anliegen bearbeiten.
Die Videotermine sind ein zusätzliches Angebot. Termine vor Ort sind grundsätzlich weiterhin möglich.
Welche Bereiche bieten eine Videoberatung an?
Im Rahmen des Pilotprojekts werden für die Dauer von zwölf Monaten ausgewählte Dienstleistungen der Stadt Stuttgart per Videoberatung angeboten. Am Projekt beteiligen sich insgesamt sieben Fachämter mit unterschiedlichen Dienstleistungen. In den kommenden Monaten wird das Angebot der Videoberatung in weiteren Fachabteilungen getestet.
Übersicht der bisherigen Fachämter und Dienstleistungsbereiche:
Amt für Soziales und Teilhabe
Versicherungsamt
Soziale Beratung und Engagement für Geflüchtete
Belegungsmanagement
Teilhabemanagement
Pflegestützpunkt
Amt für öffentliche Ordnung
Gewerbebehörde
Waffen‐, Sprengstoff‐, Jagd‐ und Fischereiangelegenheiten
Amt für Umweltschutz
Mobilitätsberatung
ServiceCenter Stadt Stuttgart
Anlaufstelle für Verwaltungsfragen aller Art
Jobcenter
Menschen im Bürgergeldbezug (Sicherung des Lebensunterhaltes)
Beratung von arbeitsuchenden Stuttgarterinnen und Stuttgartern (alle erwerbsfähigen Leistungsberechtigten)
Hinweis: Das Angebot zur Videoberatung erhalten die Bürger in der Regel nach einem persönlichen Kontakt per E-Mail oder Telefon über die Sachberarbeitenden. Nach und nach werden Videoberatungen zu verschiedenen Dienstleistungen auch über eine Online-Terminvereinbarung buchbar sein. Darüber informieren wir Sie im nachfolgenden Abschnitt.
Sie können Ihre persönliche Videoberatung von jedem beliebigen Ort aus durchführen.
Für einen optimalen Ablauf und zum Schutz Ihrer Daten empfehlen wir jedoch einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht gestört werden und unbefugte Dritte nicht mithören können.
Bitte denken Sie auch daran, dass Sie eventuell Dokumente hochladen und unterschreiben müssen. Zur besseren Lesbarkeit empfehlen wir daher die Verwendung eines PCs, Laptops oder Tablets.
Was geschieht nach einer Terminvereinbarung?
In der Pilotphase bietet derzeit der Fachbereich Waffen- Sprengstoff, Jagd- und Fischereiangelegenheiten im Amt für öffentliche Ordnung eine Terminbuchung an.
Wenn Sie einen Termin gebucht haben, erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Darin finden Sie alle technischen Informationen und den Zugangslink zur Videoberatung. Bewahren Sie diese E-Mail gut auf, damit Sie sich direkt in die Online-Sitzung einloggen können.
Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass Lautsprecher, Kamera und Mikrofon eingeschaltet sind. Verwenden Sie nach Möglichkeit Kopfhörer oder ein Headset.
Wer bearbeitet mein Anliegen am Bildschirm?
In der Videoberatung steht Ihnen eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter aus der jeweiligen Fachabteilung zur Verfügung.
Ist bei einer Videoberatung mit Wartezeit zu rechnen?
In der Regel müssen Sie nicht mit Wartezeiten rechnen.
Beratungsgespräche mit unseren Sachbearbeitern können aber auch mal etwas länger dauern. Dafür bitten wir Sie um Verständnis.
Bei Problemen oder Verzögerungen nehmen Sie gerne Kontakt zur Dienststelle auf.
Wie identifiziere ich mich bei der Videoberatung?
Bei Bedarf identifizieren Sie sich direkt über Ihre Kamera mit Ihrem gültigen Lichtbildausweis.
Ist sichergestellt, dass sich kein Fremder unter meinem Namen anmeldet?
Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter stellen alle relevanten Fragen, um einen Datenmissbrauch auszuschließen.
Kann ich zwei Anliegen in einem Videotermin klären?
Ja, es können mehrere Anliegen in einem Videotermin abgewickelt werden. Allerdings nur, wenn dies fachlich möglich ist.
Muss ich vorab Dokumente einreichen oder Formulare ausfüllen?
Nein, Formulare und Dokumente können während der Videoberatung hochgeladen und am Bildschirm angezeigt werden. Sie werden gemeinsam mit der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben.
Die Online‐Signatur kann über ein Touchpad erfolgen. Eine Unterschrift ist auch über die Hidden‐TAN oder die Handy‐TAN möglich.
Die Dokumente stehen Ihnen während des Online-Termins auch zum Download zur Verfügung. Sie werden genauso bedient wie vor Ort.
Wie kann ich einen Termin absagen?
Wenn Sie kurzfristig verhindert sind, können Sie Ihren Termin absagen. Bitte nutzen Sie dazu den Kommunikationsweg, über den Sie den Termin vereinbart haben.
Das Angebot zur Videoberatung erhalten die Bürger in der Regel nach einem persönlichen Kontakt per E‐Mail oder Telefon über die Sachberarbeitenden.
In der Pilotphase bietet derzeit nur der Fachbereich Waffen‐ Sprengstoff, Jagd‐ und Fischereiangelegenheiten sowie bei der Gewerbe- und Gaststättenbehörde im Amt für öffentliche Ordnung eine Online‐Terminbuchung an. Wenn Sie Ihren Termin dort online vereinbart haben, können Sie diesen über Ihre Bestätigungsmail absagen und gleich einen neuen Termin vereinbaren.
Wie kann ich nach einer Beratung Feedback geben?
Nach der Beratung werden Sie automatisch zu einem Online-Fragebogen weitergeleitet. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein Feedback zu geben.
Technische Voraussetzungen
Was sind die technischen Voraussetzungen für die Videoberatung?
Um die Videoberatung nutzen zu können, benötigen Sie folgende Voraussetzungen:
Internetfähiges Endgerät wie PC, Laptop oder Smartphone mit einer Frontkamera und Mikrofon
Google Chrome, Mozilla Firefox, Edge oder Safari in der jeweils aktuellen Version
ausreichende Datenleitung mit einer Upload-Geschwindigkeit von mindestens 2 Mbit/s
Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit empfehlen wir die Verwendung eines PCs, Laptops oder Tablets. Sie sind für Ihre Gesprächsumgebung selbst verantwortlich, vermeiden Sie Mithörmöglichkeiten durch unbefugte Dritte. Auch für die Sicherheit der von Ihnen verwendeten Endgeräte und Software sind Sie allein verantwortlich.
Muss ich eine App oder ein Programm installieren?
Nein, der Service ist browserbasiert. Das Herunterladen oder Installieren einer App oder eines Programms ist nicht notwendig.
Muss ich meine Kamera anschalten?
Für Dienste, die eine Legitimation Ihrer Identität erfordern, ist das Einschalten der Kamera notwendig. Die Verifizierung Ihrer Daten erfolgt im Videochat durch die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter.
Benötige ich ein Programm, um Formulare auszufüllen?
Nein, Formulare können browserbasiert, während der Online-Sitzung ausgefüllt werden. Es wird kein weiteres Programm benötigt.
Wie kann ich Formulare am Bildschirm unterschreiben?
Für eine rechtssichere Unterschrift stehen Ihnen drei Varianten zur Verfügung:
Tastfeld (Touchpad)
Hidden-TAN
oder Handy-TAN.
Mit diesen Signatur-Varianten ist eine rechtssichere Unterschrift über jedes Endgerät möglich.
Was passiert, wenn während der Videoberatung mein Gerät ausfällt?
In diesem Fall bitten wir Sie, wenn möglich Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter zu informieren. Idealerweise sprechen Sie das Thema gleich zu Beginn der Videoberatung an, um Absprachen treffen zu können.
Datenverarbeitung
Ist ein signiertes Online-Formular vor weiterer Bearbeitung geschützt?
Alle Dokumente werden nach der Bearbeitung durch den Sachbearbeitenden gesperrt. Änderungen durch die Sachbearbeiterin und den Sachberarbeiter sind nicht mehr möglich.
Was passiert mit meinen Daten, die während der Online-Beratung erhoben wurden?
Alle Daten, die nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen in einem Fachverfahren gespeichert werden müssen, werden nach einer Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten endgültig gelöscht.
Dürfen Gespräche in Ton oder Bild aufgezeichnet werden?
Nein, es dürfen von Ihnen während des gesamten Gesprächs keine Bild- oder Tonaufnahmen gemacht werden. Sollten sich Smart-Home-Geräte in der Nähe Ihres Endgerätes befinden, bitten wir Sie, diese während der Beratung auszuschalten.
Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Stuttgart werden die Gespräche mit Ihnen nicht aufzeichnen.
Hinweis: Wenn Sie Ton- oder Bildaufnahmen von einer anderen Person ohne deren Einwilligung machen, erfüllt diese Handlung den Straftatbestand des § 201 bzw. § 201a StGB. Strafbar ist es auch, solche unbefugten Aufnahmen zu verwenden oder Dritten zugänglich zu machen.
Wo finde ich den Datenschutzhinweis?
Die Nutzung unserer Videoberatung erfolgt im Rahmen des Datenschutzes. Mit dem Betreten des Videoberatungsraumes bestätigen Sie, dass Sie die Hinweise zum Datenschutz und die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis genommen haben.
Informationen zum Datenschutz bei der Videoberatung finden Sie in unserer Datenschutz‐Erklärung.
Service‐Telefon
Haben Sie noch Fragen zur Videoberatung oder benötigen Sie technische Unterstützung? Rufen Sie gerne die Behördennnumer 115 an. Unseren Support erreichen Sie von Montag bis Freitag zwischen 8.00 und 18.00 Uhr.
Die Behördennummer 115 ist in der Regel zum Festnetztarif und damit kostenlos über Flatrates erreichbar. Viele Mobilfunkanbieter haben ihre Preise den Festnetztarifen angepasst.