Eingang von elektronischen Rechnungen

Auftragnehmer, die eine elektronische Rechnung an die Landeshauptstadt Stuttgart stellen möchten, müssen folgende Vorgaben beachten:

• Senden Sie die E-Rechnung per E-Mail an  erechnungenstuttgartde
• Der Download von Rechnungen, Lieferscheinen, Rapporte, etc. aus einem Portal ist aus sicherheitstechnischen Gründen nicht möglich, der Übertragungsweg via Peppol wird nicht unterstützt.
• Es werden ausschließlich die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung (mind. Profil: EN 16931 (COMFORT)) in ihrer aktuellen Version angenommen. Die Landeshauptstadt Stuttgart favorisiert den Eingang von ZUGFeRD-Rechnungen. Die mehrfache Zusendung der Rechnung bzw. Gutschrift in unterschiedlichen Formaten (als XRechnung, ZUGFeRD-Rechnung, PDF-Rechnung und/oder Papierrechnung) ist nicht zulässig. Eingebettete PDF-Dokumente in einer XRechnung (z.B. PDF-Version der Rechnung, Lieferscheine, Rapporte, …) sind weiterhin erlaubt.
  
• In den zur Verfügung gestellten Downloads finden Sie weitere Informationen zu:
      o Übersicht über die BT-Felder (inkl. Pflichtangaben bei der Landeshauptstadt Stuttgart)
      o Zentrale Mailadressen für Anfragen nach amtsinternen Geschäftszeichen
• Rechnungsanschrift
  
  BT-44*       Name (Landeshauptstadt Stuttgart, Stadtkasse – Rechnungseingang)
  BT-51**      Angabe Geschäftszeichen (XX-XXXX) ohne Nennung "GZ" bzw. "Geschäftszeichen"
  BT-50         Straße/Hausnummer (Eichstraße 7)
  BT-53         Postleitzahl (70173)
  BT-52         Ort (Stuttgart)
  
  * sofern der vollständige Text zu lang sein sollte, kann auf den Zusatz „Stadtkasse“ und/oder „Rechnungseingang“ verzichtet werden, dies gilt nicht für die Nennung „Landeshauptstadt Stuttgart“
  
  ** alternativ kann die Angabe Geschäftszeichen (XX-XXXX) ohne Nennung „GZ“ bzw. „Geschäftszeichen“ auch im Feld BT-56 erfolgen, eine doppelte Eingabe in beide BT-Felder (BT-51 und BT-56) ist nicht erforderlich

• Die Daten für die Lieferadresse sind in den BT-Felder BT-70 ff. entsprechend einzutragen.
• Weitere wichtige BT-Felder: 
  - BT-11 für Übergabe einer Projektnummer oder ähnliches
  - BT-13 für die Übergabe Bestellnummern in Zusammenhang mit dem „Zentralen Einkauf“ der
    Landeshauptstadt Stuttgart und für die Übergabe von Bestellnummern aus SAP/MM 
• Sämtliche Rechnungen und Anhänge (Lieferscheine, Rapporte, etc.) im PDF-Format müssen ohne spezielle Dokumenteneinschränkungen (z.B. Eingabe eines Kennworts, etc.) sein. Andere Formate (*.DOCX, *.XLSX, *.XLSM, *.JPG, …) werden nicht akzeptiert.
• Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail. Bei XRechnungen muss das Geschäftszeichen (= Zuordnung der Rechnung an das betreffende Fachamt) zusätzlich im Betreff oder im Mailtext enthalten sein. Die Angabe des Geschäftszeichens im Feld BT-51 oder BT-56 bleibt davon unberührt.
• Die max. Gesamtgröße je E-Mail darf 20MB nicht überschreiten.
• Eine E-Mail darf nur eine Rechnung/Gutschrift enthalten.
• Die Stadtkasse empfiehlt die Verwendung eines Präfixes***, d.h. der Dateiname der Rechnung beginnt mit einer der folgenden Präfixe:
  

  - RE(…).pdf
  - Rechnung(…).pdf
  - RN(…).pdf
  - RG(…).pdf
  - INVOICE(…).pdf
  - Gutschrift(…).pdf

  *** bei der Verwendung eines Präfixes ist darauf zu achten, dass die Dateinamen der anderen rechnungsbegründenden Unterlagen (Rapporte, Lieferscheine, etc.) nicht mit einem Präfix beginnen

• Ergänzend zur Rechnung/Gutschrift können rechnungsbegründende Unterlagen (Rapporte, Lieferscheine, etc.) nur im PDF-Format in der gleichen E-Mail beigelegt werden. Diese dürfen nicht mit den o.g. Präfixen beginnen.
• Rechnungen dürfen nicht im E-Mail-Text enthalten sein, sondern nur als Anhang der E-Mail.
• Bitte stellen Sie sicher, dass die Rechnungen keine besonders schützenswerten Daten wie z.B. personenbezogenen Daten erhalten. Senden Sie diese besonders schützenswerten Daten bitte ausschließlich als separate Anlage direkt an Ihren Ansprechpartner im betroffenen Fachamt.

Bei Fragen zu den technischen Vorgaben wenden Sie sich an folgende E-Mail-Adresse:  poststelle.ausgabenstuttgartde. Alle anderen Fragen zum Beispiel zur Auskunft zum jeweiligen Geschäftszeichen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Ansprechpartner im Fachamt.